Befragungsanfragen

Wer die Studierenden, das wissenschaftliche Personal oder auch die nicht wissenschaftlichen Angestellten der Universität Rostock befragen möchte, muss dies genehmigen lassen. Die Stabsstelle für Hochschul- und Qualitätsentwicklung (HQE) betreut den Genehmigungsprozess. Hierzu muss das Formular für Befragungen ausgefüllt werden. Zudem gibt es eine Checkliste für die Anforderungen, die das Anschreiben an die Zielgruppe beinhalten muss. Bei Seminar-, Studien- und Abschlussarbeiten ist zudem die schriftliche Bestätigung der Betreuerin/des Betreuers notwendig.

• Formular für Befragungen
• Checkliste Anschreiben

Bitte planen Sie für die Bearbeitung Ihrer Befragungsanfrage mindestens 4 Wochen ein, da gegebenenfalls die/der Datenschutzbeauftragte und/oder der Personalrat der Universität Rostock hinzugezogen werden müssen. Wenden Sie sich daher möglichst frühzeitig an uns, wenn Sie eine Befragung planen, wir beraten Sie gerne.

Die Universität Rostock besitzt eine Lizenz für die Befragungssoftware EvaSys. Eine Verwendung dieser Software durch Mitglieder der Universität Rostock vereinfacht die Datenschutzprüfung, so dass die Bearbeitung der Anfrage beschleunigt wird. Weitere Informationen finden Sie hier. Vorteile sind:

• die Software wird zentral angeboten
• sie wird vollständig intern administriert, der Support erfolgt direkt durch das ITMZ
• erfasste Daten liegen geschützt auf einem Server der Universität Rostock
• die Software ist datenschutzkonform und es existieren Vorlagen* für Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT) und Datenschutzinformation

Die Verwendung von anderer Softwareangebote als EvaSys kann zu einer deutlich längeren Bearbeitungszeit der Anfrage führen, da hier insbesondere die technische Datenschutzkonformität der Software geprüft werden muss (Leitfaden "datenschutzkonforme Verarbeitung"). Falls Sie eine andere Software als EvaSys für eine Befragung nutzen wollen, ist dies zwingend durch Sie mit der Stabsstelle Datenschutz und Informationssicherheit abzustimmen. Zudem ist in diesem Fall ggf. ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) notwendig. Daher ist gründlich abzuwägen und zu begründen, warum EvaSys für die jeweilige Befragung nicht genutzt werden kann. 

Bei Anfragen zu Befragungen durch Personen oder Einrichtungen außerhalb der Universität Rostock ist zusätzlich zum Formular für Befragungen eine Stellungnahme der/des Datenschutzbeauftragten Ihrer jeweiligen Einrichtung zur Datenschutzkonformität der geplanten Befragung (inhaltlich und technisch) beizufügen.

^{* Die Vorlagen sind für die Nutzung im Rahmen von Datenverarbeitungen, für welche die Universität Rostock verantwortlich ist, entwickelt worden (d.h. für Umfragen durch Beschäftigte der Universität Rostock im Rahmen ihrer dienstlichen Tätigkeit, z.B. im Rahmen eines Forschungsprojekts). Sofern die Vorlagen durch Studierende, Promovierende oder Habilitierende im Rahmen von Studien- und Abschlussarbeiten oder im Rahmen eines wissenschaftlichen Qualifikationsprojekts, welches nicht Teil eines Forschungsprojektes der Universität Rostock ist, genutzt werden, muss vor Verwendung alles entfernt werden, was auf die Verantwortlichkeit der Universität Rostock für diese Datenverarbeitung hindeutet (z.B. der Briefkopf der Universität Rostock, die Nennung des Rektors als verantwortliche Person, die Nennung der Datenschutzbeauftragten der Universität Rostock als verantwortliche Datenschutzbeauftragte). Sofern die uniinterne EvaSys-Version verwendet wird, darf das ITMZ weiterhin als technisch verantwortliche Stelle genannt werden. Gerne dürfen die Vorlagen unter der genannten Bedingung aber als Hilfestellung verwendet werden. Dies gilt auch für die Verwendung bei Umfragen durch die Universitätsmedizin, durch den AStA oder durch andere Teilkörperschaft der Universität Rostock.}